เมื่อ “การประชุม” กลายเป็นพิธีกรรม กับเวลาในชีวิต ..ที่หายไป
เช้าวันจันทร์ เรามีอะไรลงไว้ในปฏิทิน?
สำหรับคนทำงานออฟฟิศหลายล้านคน คำตอบมักเป็น “ประชุมทีม”
การประชุมซ้ำแล้วซ้ำเล่า วนไปในทุกสัปดาห์ เจอสมาชิกทีมหน้าเดิม วาระเดิม คุยเรื่องเดิม และในใจหลายคนก็รู้ว่า… ไม่มีอะไรใหม่ แต่เราก็ยังนั่งประชุมกันอยู่ดี
FFW Thailand ชวนรีวิวว่าการประชุมประจำสัปดาห์ มาจากไหน? และอะไรคือทางออกที่งาน และคุณภาพชีวิตคนทำงานจะเดินหน้าไปด้วยกัน
ประชุมทีม ประจำสัปดาห์ มาจากไหน
น่าสนใจตรงที่ ไม่มีข้อมูลชัดเจน ว่าประชุมแบบนี้มาจากไหน
คาดว่าเรื่องราวมันน่าจะเริ่มมาจากยุคที่ข้อมูลไม่สามารถไหลเวียนได้ในองค์กร
เท่าที่พอจะพบร่องรอยหลักฐาน ย้อนกลับไปยุคอุตสาหกรรมต้นศตวรรษที่ 20 เจ้าพ่อธุรกิจอย่าง John D. Rockefeller เคยนัดผู้นำบริษัท Standard Oil มารับประทานอาหารกลางวันร่วมกันทุกวัน ไม่ใช่เพราะรักการพบปะพูดคุย แต่เพราะการรวมคนในห้องเดียวกัน คือวิธีเดียวที่จะซิงก์ข้อมูลกันได้ ในยุคที่ไม่มี email ไม่มี ออนไลน์ใด ๆ อยู่เลย
วัฒนธรรมการประชุมทีมประจำสัปดาห์ ถูกลอกเลียนแบบกันมา จากบริษัทสู่บริษัท จากผู้จัดการรุ่นหนึ่งสู่อีกรุ่นหนึ่ง จนกลายเป็น “สิ่งที่ต้องทำ” ขององค์กรทั่วโลก
ยุค 1990s วงการพัฒนา software เริ่มใช้ Daily Standup Meeting ประชุมสั้น 15 นาทีทุกเช้า เพื่ออัปเดตสมาชิกในทีมให้รู้ว่าใคร กำลังทำอะไร ติดขัดตรงไหนไหม
Jeff Sutherland ผู้ก่อตั้ง Scrum ค้นพบว่าวิธีนี้ทำให้ประสิทธิภาพทีมเพิ่มขึ้น 400% ในการทดลองแรก โดยสูตรที่เขาใช้คือ ประชุมทุกวัน ไม่เกิน 15 นาที
23 ชั่วโมง = เวลาเฉลี่ยที่ผู้บริหารใช้ในการประชุมต่อสัปดาห์ในปัจจุบัน
เพิ่มขึ้นจาก <10 ชม. ในยุค 1960s
71% ของผู้บริหารระดับสูงบอกว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่มีประสิทธิผล
Survey ผู้บริหาร 182 คน
50% ของการประชุมแบบ recurring ถือว่าไม่จำเป็น หรือสามารถแทนด้วยวิธีอื่น
ประชุมกลายเป็นงาน ..ที่ไม่ได้งาน
นักเขียนด้านผลิตผล Cal Newport มีคำอธิบายชวนให้ทบทวนเรื่องนี้ว่า ในยุคที่การวัดผลงานทำได้ยาก องค์กรจำนวนมากเลยเลือกใช้ “ความยุ่งวุ่นวาย” เป็นเครื่องบ่งบอกความขยัน (Busyness as a Proxy for Productivity) คนที่มีปฏิทินแน่นดูเหมือน “ทุ่มเท” “มีคุณค่า” มากกว่าคนที่ปฏิทินโล่งเป็นทุ่ง ทั้งที่จริงอาจตรงกันข้าม
งานวิจัยจาก Harvard Business School โดย Leslie Perlow, Constance Hadley และ Eunice Eun ยืนยันตรงนี้ว่า “ทุกนาทีที่สูญเสียไปในการประชุมที่ไร้ประโยชน์ กัดกินเวลาการทำงานเดี่ยวที่สำคัญต่อประสิทธิภาพงาน” มากกว่า และพฤติกรรมการประชุมที่ “ไม่เวิร์ก” ยังสัมพันธ์กับส่วนแบ่งตลาด การสร้างสรรค์นวัตกรรม และความมั่นคงในการจ้างงาน
“ทุกนาทีที่เราสูญเสียไปในการประชุมที่ไร้ประโยชน์ กัดกินเวลางานเดี่ยวที่จำเป็นต่อความคิดสร้างสรรค์ การต้องวางมือจากงานที่กำลังทำอยู่ เพื่อเข้าประชุม เป็นตัวขัดขวาง Deep Thinking จนหลายคนต้องมาทำงานแต่เช้า เลิกดึก หรือใช้วันหยุดเพื่อหาเวลาเงียบ ๆ เพื่อคิดงาน”
— Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley & Eunice Eun, “Stop the Meeting Madness,” Harvard Business Review, 2017
23 นาที หายไปทุกทีที่งานสะดุด
แต่ละครั้งที่งานถูกขัดจังหวะ สมองของคนทั่วไปต้องใช้เวลาเฉลี่ย 23 นาที 15 วินาที เพื่อกลับมาโฟกัสกับงานเดิมได้อย่างเต็มที่ คือข้อมูลที่ถูกค้นพบโดย Gloria Mark นักวิจัยด้านความสนใจจากมหาวิทยาลัย California, Irvine
ถ้าลองคำนวณด้วยสูตรนี้:
การประชุม 1 ชั่วโมง ที่ดูเหมือนไม่มาก แต่มันไม่ใช่แค่ 1 ชั่วโมง แต่อาจเป็นดังนี้
10 นาที เตรียมข้อมูลเข้าที่ประชุม
23 นาที 15 วินาที ปรับโหมดสู่การประชุม (แปลว่าช่วงแรกของการประชุม อาจเสียไปเปล่า ๆ เพราะยังปรับโหมดไม่ทัน)
15 นาที เวลาที่ต้องทำบันทึกการประชุม
23 นาที 15 วินาที ระยะเวลามึนหลังเลิกประชุม ก่อนจะสวิตช์กลับไปทำงานเดิมที่ค้างอยู่
รวม ๆ แล้วเราน่าจะใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมง เพื่อการประชุม 30 นาที
สำหรับพนักงานทั่วไป เมื่อคำนวณจากชั่วโมงประชุม บวกเวลารวบรวมสมาธิ บวกกับงานจุกจิกประจำวัน เอาเข้าจริง ๆ แล้ว ชั่วโมง Deep Focus ที่จะใช้คิดงานอย่างจริงจังอาจจะเหลือแค่ไม่ถึง 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ สำหรับผู้จัดการอาจเหลือไม่ถึง 4 ชั่วโมง จากการทำงานกันสัปดาห์ละ 48 ชั่วโมง
แล้วชั่วโมงที่หายไปไปอยู่ที่ไหน?
“อยู่ที่บ้าน”
เชื่อว่าเป็นคำตอบของหลายคน เพราะเมื่อถูกการประชุมแย่งเวลาทำงานจริง ๆ คนทำงานจำนวนมากแก้ปัญหาด้วยการ ยืมเวลาตอนเช้ามืดหรือค่ำคืน ซึ่งควรเป็นเวลาของครอบครัวมาใช้แทน
Harvard Business School เรียกปรากฏการณ์นี้ว่า “ตารางงานที่ถูกหั่นเป็นชิ้น ๆ” ซึ่งขัดขวาง Deep Thinking จนคนต้องมาทำงานแต่เช้า อยู่ดึก หรือใช้วันหยุดหาเวลาเงียบ ๆ เพื่อคิดงาน
และสำหรับพ่อแม่ที่ทำงาน หรือลูกที่ต้องดูแลพ่อแม่สูงอายุ นั่นหมายความว่าเวลาของครอบครัวถูกเบียดบังโดยการประชุมที่ไม่จำเป็น
งานวิจัยในวารสาร Harvard Business Review ที่ศึกษา 76 บริษัทพบผลของการลดจำนวนการประชุมลง
40% นำไปสู่ประสิทธิภาพของพนักงานเพิ่มขึ้น
71% ความพึงพอใจในงานเพิ่มขึ้น
52% ความร่วมมือในทีมดีขึ้นด้วย
ทั้งหมดนี้เกิดจากการ “ประชุมน้อยลง” ไม่ใช่ไม่ต้องประชุม แต่เป็นการตั้งคำถามง่าย ๆ ก่อนนัดทุกครั้งว่า
“ถ้าไม่ประชุม เราจะสื่อสารสิ่งนี้ได้ด้วยวิธีอื่นไหม?”
ถ้าตอบคำถามนี้อย่างซื่อสัตย์ ปฏิทินขององค์กรจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก
5 เทคนิค ประชุมให้ได้งาน
สำหรับองค์กรและทีมงาน อาจะนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับการทำงาน
- ตั้งคำถามว่า “จำเป็นต้องประชุมไหม” ก่อนการนัดประชุมทุกครั้ง
ถ้าจุดประสงค์คือ “แจ้งข้อมูล” อย่างนั้นใช้ email หรือ line แทนได้หรือไม่
ถ้าต้องการ “ความเห็น” ใช้ comment แบบ async ได้หรือเปล่า
ถ้าต้องการ “ตัดสินใจร่วม” นั่นแหละการประชุมจึงจะมีคุณค่า
ฉะนั้น ปักหมุดไว้เลยว่า การประชุมควรนำไปสู่ “การตัดสินใจ” ไม่ใช่แค่ “อัปเดต”
2. ใช้หลัก 15 – 15 – 15
การประชุม 60 นาทีส่วนใหญ่สามารถทำได้ใน 45 นาที การประชุม 30 นาทีมักทำได้ใน 15 นาที
Jeff Sutherland พบว่าการประชุมที่ดีที่สุดใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที ลองกำหนดระยะเวลาการคุยในแต่ละวาระให้ชัดเจน เพื่อจะควบคุมการใช้เวลาให้กระชับ ป้องกันการพากันออกทะเล
3. ส่ง agenda พร้อม “วาระที่ต้องการการตัดสินใจ” ล่วงหน้า
ปัจจุบัน 63% ของการประชุมทั่วโลกไม่มี agenda ที่ชัดเจน ลองเปลี่ยนรูปแบบจาก “หัวข้อที่จะพูด” เป็น “การตัดสินใจที่ต้องได้จากการประชุมนี้” เช่น แทนที่จะเขียนว่า
“อัปเดตโปรเจกต์ A”
ให้เขียนว่า “ตัดสินใจว่าจะใช้ vendor X หรือ Y ภายในวันนี้”
4. ทดลอง “No Meeting Day” อย่างน้อย 1 วัน/สัปดาห์
บริษัทชั้นนำเช่น Asana, Shopify และ Microsoft ทดลองสร้าง “วันปลอดการประชุม” อย่างน้อย 1 วันในหนึ่งสัปดาห์ เพื่อให้พนักงานมีเวลา Deep Work อย่างต่อเนื่อง
ผลที่ได้คือผลงานที่คุณภาพสูงขึ้น และความเครียดที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัด
5. ทบทวน Recurring Meetings ทุก 3 เดือน
ตั้งนโยบายว่าการประชุมที่กำหนดไว้เป็นประจำทุกรายการจะ “หมดอายุ” ทุก 3 เดือน และต้องต่ออายุจากการพิจารณาอย่างตั้งใจ ไม่ใช่ต่ออายุอัตโนมัติ
คำถามที่ถามทีมทุก 3 เดือนคือ “เราประชุมนี้เพราะมีเหตุผลความจำเป็น หรือเพราะประชุมมาแล้วก็เลยประชุมต่อไปเรื่อย ๆ”
การประชุมถูกสร้างขึ้นในยุคที่ต้องการเจอกันตัวเป็น ๆ แต่วันนี้ข้อมูลไหลเวียนได้ทุกทิศทุกทาง สิ่งที่ขาดแคลนไม่ใช่การประชุม แต่คือ เวลาเงียบ ๆ สำหรับทำงาน คิดงาน ที่สำคัญ คือเวลาสำหรับคนที่บ้าน
องค์กรที่ “ได้ใจ” คนทำงาน อาจไม่จำเป็นต้องมีสวัสดิการเว่อวัง แต่เริ่มจากการรับรู้ว่า เวลาของพนักงาน คือเวลาของครอบครัว ที่ต้องถูกใช้อย่างคุ้มค่าที่สุด
ข้อมูล:
Perlow, L., Hadley, C., Eun, E. (2017). “Stop the Meeting Madness.” Harvard Business Review.
Rogelberg, S.G. “Unnecessary meetings can cost big companies $100 million a year.” CBS News.
Mark, G. (2008). UCI Research on Workplace Distractions. University of California, Irvine.
Flowtrace. (2025). “100 Surprising Meeting Statistics for 2026.” Atlassian Research. Meeting Culture & Productivity Data.
Newport, C. (2016). Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World.
ไม่พลาดข่าวสาร และกิจกรรมจากเครือข่ายสถานที่ทำงานเป็นมิตรกับครอบครัว
แอด FFW LINE OA
